Türkiye'de "yetkinlik platformu" diye ayrı bir ürün kategorisi yok. Bu iş performans yönetim sisteminin içinde, bir modül olarak yapılıyor. Ama sonuç aynı ve tanıdık.
Sahne şöyle kuruluyor: bir danışmanla ya da kendi İK ekibiyle bir yetkinlik ağacı çıkarılır. Genel yetkinlikler, teknik yetkinlikler, liderlik yetkinlikleri. Her rol için beşer onar madde. Sonra sistem açılır, çalışan kendini puanlar, yönetici onaylar, yıl sonunda güzel bir rapor alınır. Rapor sunulur, herkes başını sallar.
Ertesi yıl aynı ağaç, aşağı yukarı aynı puanlar. Üçüncü yıl kimse açmaz.
Size bir itirafta bulunayım, hem de rahatsız edici olanından: bu yazıyı, size o modülü satan adam yazıyor. Biz bu sistemleri kuruyoruz. Kurduklarımızın bir kısmı yaşadı, bir kısmı yukarıda anlattığım gibi öldü. Ölenlerle yaşayanlar arasındaki farkı, ürünün özelliklerine bakarak açıklayamıyorum. Fark başka yerdeydi ve bunu geç anladık.
Bu yazı önce kanıta bakıyor: yetkinlik ölçmek gerçekten işe yarıyor mu, hangi koşulda? Sonra da bir yetkinlik projesini yaşatmak için ne yapılması gerektiğine.
Kanıt ne diyor
Önce en çok kullanılan veri kaynağıyla başlayalım: öz değerlendirme. Ucuzdur, hızlıdır, herkes doldurur.
İnsanların kendi yeteneklerine dair değerlendirmelerinin, ölçülen performansla ne kadar örtüştüğünü inceleyen klasik bir meta-analiz, ortalama ilişkiyi r = 0,29 buldu (Mabe ve West, 1982). Otuz yıl sonra 22 meta-analizi bir araya getiren bir başka çalışma neredeyse aynı sayıya ulaştı (Zell ve Krizan, 2014). Sade bir dille: bir çalışanın kendine verdiği puanla gerçek performansı arasında bir ilişki var, ama zayıf. Kararınızı buna dayandırırsanız, çoğu zaman yanlış kişiye bakıyor olursunuz.
İkincisi, kaynaklar birbirini tutmuyor. Farklı değerlendiricileri karşılaştıran bir meta-analiz, çalışanın kendi puanıyla yöneticisinin puanı arasındaki ilişkiyi 0,35, iki yönetici benzeri kaynağın (akran ve yönetici) birbiriyle ilişkisini ise 0,62 olarak buldu (Harris ve Schaubroeck, 1988). Yani kişinin kendisi hakkındaki görüşü, dışarıdan bakanların ortak görüşünden belirgin biçimde ayrışıyor.
Üçüncüsü ve asıl önemlisi: ölçmek, tek başına iyileştirmiyor. Çok kaynaklı geri bildirim uygulamalarını izleyen 24 boylamsal çalışmayı bir araya getiren bir meta-analiz, zaman içinde bir iyileşme buldu ama etkiler küçüktü ve iyileşme, kişinin geri bildirimle ne yaptığına bağlıydı (Smither ve ark., 2005). Puanı görmek değiştirmiyor; puandan sonra bir şey yapmak değiştiriyor.
Dördüncüsü, geri bildirim ters de tepebilir. 607 etki büyüklüğünü inceleyen bir meta-analiz, geri bildirimin ortalamada performansı artırdığını buldu; ama aynı çalışmanın en çok atlanan bulgusu şu: vakaların üçte birinden fazlasında geri bildirim performansı düşürdü (Kluger ve DeNisi, 1996). Özellikle dikkat kişinin işine değil kendisine çevrildiğinde.
Bu dördü birlikte okunduğunda tablo net: yetkinlik ölçümü kırılgan bir veridir, kaynaklar arasında savrulur, ölçmenin kendisi kimseyi geliştirmez ve kötü kurulduğunda zarar verebilir. Yani bu iş, "modülü açtık, herkes doldursun" ile olacak bir iş değil.
Ama dürüst olursak!
Birincisi ve en önemlisi: yukarıdaki kanıtların hiçbiri Türkiye'den değil. Ben bu yazıyı hazırlarken Türkiye'de yetkinlik projelerinin ne kadarının yaşadığına dair yayımlanmış bir ölçüm aradım ve bulamadım. Dolayısıyla "Türkiye'de bu projeler yaşamıyor" cümlesi bir araştırma bulgusu değil, benim ve ekibimin saha gözlemi. Böyle okuyun.
İkincisi, öz değerlendirmenin zayıf çıkması "kullanmayın" demek değil. 0,29 sıfır değil. Doğru okuma şu: tek başına karar verdirmeyin, başka bir kaynakla eşleştirin.
Üçüncüsü, bu alanda çok dolaşan ama dayanağı zayıf bir cümle var: "Bir becerinin raf ömrü artık üç beş yıl." Kaynağına indiğinizde genelde bir anket ya da bir sunum çıkıyor, ölçüm değil. Ben kullanmadım.
Ve son olarak kendi konumumu tekrar hatırlatayım: ben bu modülü satan taraftayım. Bu yazıda anlattıklarım işimize yarayacak şeyler değil; aksine, bu maddeleri uygulamayan kurumlara satış yapmak daha kolaydır. Ama üç yıl sonra ölen bir projenin faturası ürüne kesiliyor.
Ne çözer, ne çözmez
Çözer: kimin nerede olduğuna dair kaba bir harita verir. Bir proje ekibi kurarken "kim var" sorusunun cevabını hızlandırır. Eğitim planını tahmine değil bir veriye bağlar.
Çözmez: kararı sizin yerinize vermez. Açığı kapatacak bütçeyi yaratmaz. Ve en önemlisi: kimsenin kullanmadığı bir sistemi kendi kendine ayakta tutmaz.
Sahada gördüğüm en yaygın hata şu: kurum, yetkinlik sistemini bütçe koparmak için kanıt üretecek bir araç sanıyor. Oysa bu araçlar, bütçesi zaten ayrılmış bir işi doğru yere nişanlamak içindir. Kanıt üretsin diye kurulan sistem, kanıtı üretir ve orada kalır.
Bir yetkinlik projesini yaşatmak için
- Önce kararı yazın, sonra ağacı kurun. Tek bir cümle yeter: "Bu sistem şu kararı iyileştirecek." Hangi karar, bugün kim veriyor, bugün neye bakarak veriyor? Proje ekibine kimin gireceği mi, hangi şubeye kimin atanacağı mı, kimin bir üst role hazır olduğu mu? Bu cümle yoksa proje bir envanter çalışmasıdır ve envanterler ölür.
- Tek bir kritik birimde başlayın. Tüm kuruma yaymak yerine, işin can damarı olan bir fonksiyonu seçin: saha satış, üretim vardiyaları, teknik servis. Maliyeti kurumsal yayılımın küçük bir kesri olur ve bilmediğiniz her şeyi size altı ayda öğretir.
- Veri kaynağını seçin ve bedelini baştan kabul edin. Öz değerlendirme kolaydır herkes yapar. Yönetici değerlendirmesi daha tutarlıdır ama yöneticinin zamanını yer, o zamanı alamayacaksanız kurmayın. İş sistemlerinden çıkarım en umut verici yoldur ve tamamen entegrasyon kalitesine bağlıdır. Üçünü karıştırabilirsiniz, ama hangisinin ne kadar ağırlık taşıdığını yazılı hale getirin.
- Açığı kapatacak bütçeyi projeden önce bağlayın. Bu sistem açık bulacak, zaten onun için var. Açık bulunduğunda "gelecek yıl bakarız" denecekse hiç başlamayın. Bulduğu açığa cevap verilmeyen bir sistem, ikinci yıl kimsenin doldurmadığı bir forma dönüşür.
- Ağacı role değil, işe bağlayın. Organizasyon değişir; birimler birleşir, roller yeniden tanımlanır. Bugünkü organizasyon şemasına sıkı sıkıya bağlanmış bir yetkinlik ağacı, ilk yeniden yapılanmada çöp olur. "Şu işi yapabiliyor" ifadesi, "şu unvana sahip" ifadesinden çok daha uzun yaşar.
- Sistemi karar anına gömün, yıllık tazelemeye değil. Bu benim en çok ısrar ettiğim madde. Yılda bir kez açılan sistem, yılda bir kez hatırlanır ve üçüncü yıl hiç hatırlanmaz. Bunun yerine sistemi kararın olduğu ana koyun: bir proje ekibi kurulurken, bir terfi konuşulurken, bir atama yapılırken sistem sorulsun. Sorulmayan sistem güncellenmez; güncellenmeyen sistem ölür. Sıralama böyledir ve tersi değildir.
- Puan yerine gözlenebilir davranış yazın. "İletişim becerisi: 4" cümlesi hiçbir şey ölçmez, herkes kendine 4 verir. Bunun yerine "müşteri itirazını yöneticiye taşımadan kapatabiliyor" yazın. Birincisi bir histir, ikincisi bir gözlemdir ve iki kişi aynı şeyi anlar.
- On iki ay sonranın ölçüsünü bugün yazın. Bir yıl sonra bu sistemin işe yarayıp yaramadığını neye bakarak söyleyeceksiniz? "Kullanım oranı" bir cevap değil. "Yeni girenin işe alışma süresi", "açık pozisyonu içeriden kapatma oranı", "kritik rolde yedeklenmiş kişi sayısı" cevaptır. Bunu baştan yazmazsanız, bir yıl sonra herkes kendi başarısını kendi tanımlar.
Peki biz ne yapıyoruz
Bu maddeleri sıraladıktan sonra kendi tarafımı gizlemem doğru olmaz.
Yukarıda anlattığım hataları yıllarca yaşadıktan sonra biz bu işi bir modül olmaktan çıkarıp bir işletim biçimine çevirdik. Adını LearnOps koyduk ve bunu bir ürün olarak değil, bir yaklaşım olarak kurduk.
Farkı tek cümleyle söyleyeyim: klasik yaklaşım "hangi eğitim atandı, kim tamamladı" sorusunu cevaplar. LearnOps "ne değiştirdik" sorusunu sorar. Bunun için yetkinliği, öğrenmeyi ve performansı ayrı ayrı duran üç sistem olmaktan çıkarıp tek bir döngünün içine alıyoruz: bir iş niyetiyle başlarsınız, ölçersiniz, açığı görürsünüz, öğrenmeyi o açığa göre kurgularsınız, sahada tekrar ölçersiniz. Döngü her turda kendi verisini üretir, yani beslenmek için kimsenin yıl sonunu beklemesi gerekmez.
Yukarıdaki yedinci maddenin ürün karşılığı da burada: gözlem formundaki sorular eğitimlerle eşleştirilir ve "bu eğitimi alanlarla almayanlar arasındaki fark ne" sorusu rakamla cevaplanır. Ölçtüğünüz şey bir puan değil, bir gözlem olur.
İddialı bir laf olacak ama biz bunu bir buluş olarak görüyoruz. Çünkü satın alınan bir modül değil, kurumun kendi işleyişine gömülen bir yöntem; ve tam olarak bu yazıdaki ölüm sebebini ortadan kaldırmak için tasarlandı.
Ayrıntısı burada: infinityelearning.com.tr/learnops
Kapanış
Bu yazıyı okuyup "demek ki bu işe hiç girmeyelim" sonucunu çıkarmanızı istemem. Yetkinliği görünür kılmak değerli bir iştir ve doğru kurulduğunda işe yarar.
Ama şunu net söyleyeyim: bir yetkinlik projesini öldüren şey yanlış yazılım seçimi değil. Kimsenin o veriye bakarak bir karar vermemesi.
Ölçtüğünüz şey bir karara bağlı değilse, ölçmüş olmazsınız; sadece kayıt tutmuş olursunuz. Kayıt tutan sistemler de tozlanır.