Bir kurumda en çok eğitim veren kişi eğitim biriminde çalışmıyor. Yöneticiler veriyor. Pazartesi sabahı ekibi toplayıp yeni prosedürü anlatan, değişikliği duyuran, 20 dakikada "şuna dikkat edin" diyen kişi onlar. Hiçbiri buna eğitim demiyor tabii, ama yapılan iş tam olarak o.
Biz de ne yapıyoruz? Yöneticiyi eğitimin müşterisi sayıyoruz. Talebi o açar, bütçeyi o onaylar, katılım raporunu ona gönderirsiniz. Oysa asıl öğretme işinin yarısı onun odasında, bizim hiç göremediğimiz yerde oluyor.
Bunun ölçülmüş tarafı da var. Eğitimin sahaya geçip geçmediğini 89 çalışma üzerinden inceleyen meta-analizde, öğrenilenin işte kullanılmasıyla ilişkili çıkan şeylerin arasında eğitimin kendisi kadar insanın döndüğü çalışma ortamı da vardı (Blume ve ark., 2010). Zaten bu işin eski bir kuralı var: bir performans sorununa bakarken önce insanın bilgisine değil, etrafındaki bilgiye, araca ve teşvike bakın (Gilbert, 1978). Peki o ortamı her gün kuran kim? Yönetici.
Buradan çıkan pratik sonuç şu: yöneticiyle eğitimden sonra değil, eğitimden önce konuşun, hem de tek bir soruyla. "Bu eğitimden dönen kişi ilk hafta hangi işi farklı yapacak, sen bunu nereden göreceksin?" Cevap gelmiyorsa o eğitimin sahada tutunma şansı zaten düşük, bunu baştan bilmek iyidir.
Bir de şu var, ve bence yakında hepimizin başına gelecek. Yönetici artık bir ihtiyaç için eğitim birimini beklemek zorunda değil; elindeki araçlarla kendi sunumunu, kendi testini, kendi kısa videosunu bir akşamda çıkarıyor. İşin hızlanan tarafına sevinirim, ama şunu da söyleyeyim: o içeriğin bir kısmı baştan savma olacak ve temizliği birkaç ay sonra bize kalacak.
Çözüm yöneticiye öğretim tasarımı öğretmek değil. Çalışma belleği, bilişsel yük, aralıklı tekrar; bunları bir yöneticinin gündemine sokmaya kalkmak bizim hatamız olur, adamın işi bu değil. Onun yerine tek sayfa verin. Ekibine bir şey anlatmadan önce bakacağı 4 soru:
Bu anlattığımı yapan kişi yarın hangi işi farklı yapacak? Cevap yoksa anlatmayın, duyuru olarak gönderin. Toplantı salonu bilgi dağıtmak için pahalı bir yer.
Anlatmak mı gerekiyor, yoksa bir yere yazmak mı? Adım sırası, eşik değeri, telefon numarası: bunlar akılda tutulacak şeyler değil, bakılacak şeyler. Yazın, duvara asın, geçin.
Bir seferde kaç yeni şey söylüyorum? 3'ten fazlaysa ikiye bölün. Üçüncüden sonrası nazikçe dinleniyor ama hatırlanmıyor.
Anlattıktan sonra nasıl bakacağım? "Anladınız mı" diye sormak bir kontrol değil. Ekipten birine küçük bir durum verip ne yapacağını anlatmasını isteyin, cevap size hem anlaşılmayan yeri hem de anlatmayı atladığınız yeri gösterir.
Kartı bir örnek üstünde çalıştırayım. Diyelim yeni harcama onay akışı devreye giriyor, yönetici de bunu ekibine anlatacak. Yarın ne farklı olacak? Fatura mail yerine sisteme yüklenecek, bu net. Anlatmak mı gerekiyor yazmak mı? Onay sırası ile tutar eşikleri yazılacak şeyler, onları tek sayfa yapıp paylaşmak anlatmaktan hem hızlı hem kalıcı. Kaç yeni şey var? Yükleme, eşik, onaycı sırası, 3 tane, yani sınırda. Son soru da kontrol: toplantının sonunda ekipten birine 25 bin liralık bir faturayı kimin onaylayacağını sorun, cevap geliyorsa iş tamamdır, gelmiyorsa eksik kalan yeri 20 dakika içinde kapatmış olursunuz.
Bir de hangi işin yöneticide kalacağını, hangisinin eğitim birimine geleceğini ayırın. Ölçüsü basit: kitle küçükse, risk düşükse ve iş tek bir ekibin içinde kalıyorsa yöneticide kalsın. Kurumsal bir bedeli varsa, denetime giriyorsa ya da birden fazla bölümü kesiyorsa bize gelsin. Bu eşiği yazılı hale getirdiğiniz gün eğitim biriminin masası boşalmaya başlıyor, hem de doğru yerinden.
Peki biz ne yaptık? Yöneticinin bunu yapabilmesi için önce ekibinin nerede durduğunu görmesi gerekiyor, o yüzden InfinityLMS'e Ekibim ekranını koyduk. Yönetici kendi ekibinin eğitim durumunu tek ekranda görüyor: kim bitirdi, kim bekliyor, kimde kalmış. Rapor istemesi gerekmiyor, girince görüyor.
Sizin kurumunuzda yöneticiler ekibine bir şey anlatırken elinde ne var? Hiçbir şey yoksa bu hafta o tek sayfayı yazmak çok iyi bir iş olur.
Sevgi ve saygılarımla.